En online faktura adskiller sig fra en e-faktura ved, at det er en almindelig faktura, der sendes online f.eks. via en PDF-fil sendt med e-mail frem for at blive sendt med posten. Førhen blev alle fakturaer sendt med posten, men samfundets digitalisering har gjort det muligt at gøre det på en lettere og hurtigere måde. Mange private modtager stadig fakturaer via posten, da det også fungerer som en påmindelse om, at der er en regning, der skal betales.
Som virksomhed har du mulighed for at pålægge en postfaktura et faktureringsbeløb. Som regel er det 30-50 kr. Det betyder, at det er kunden, der betaler for det ekstra arbejde, du har med at sende en faktura med posten frem for at sende den med mail. Langt de fleste virksomheder godkender dog ikke de gammeldags postfakturaer. Det er simpelthen for besværligt.
Fordele ved online faktura
Fordelene ved online fakturaer er, at det er nemt og billigt – somme tider endda gratis. Du opretter en faktura f.eks. via en fakturaskabelon, udfylder og sender til kundens mail. Det tager ikke mange minutter.
Med en online faktura, kan kundenselv vælge at gemme fakturaren online eller printe den ud til bogføring. Hos FakturaService.dk er det gratis at sende en online faktura via mail. Løsningen kan bruges både af virksomheder, freelancere og private.
Ulemper ved online faktura
Som beskrevet tidligere, er online fakturering ved at overtage den traditionelle postfakturering. Det går dog endnu hurtigere med udviklingen nu, så online fakturaer er simpelthen ved at blive overhalet indenom af elektroniske fakturaer, som gør bogføring næsten overflødig, da e-fakturaer automatisk registreres i et bogføringsprogram.
Kravene er det samme ved almindelig fakturering
Kravene til en online faktura er de samme som en almindelig faktura:
– Fakturadato (der skal være fortløbende)
– Fakturanummer
– Afsender (virksomhedsnavn)
– Afsenders adresse
– CVR-nummer (hvis virksomheden ikke er CVR-registeret, skal du i stedet skrive dit CPR-nummer)
– Modtager (virksomhedsnavn)
– Modtagers adresse
– Den solgte vare eller ydelses navn og evt. beskrivelse
– Stykpris ekskl. moms
– Den solgte vare eller ydelses antal
– Samlet pris ekskl. moms
– Gældende momssats
– Momsbeløbet
– Totalpris inkl. moms
Det er også en god idé at tilføje afsenders betalingsoplysninger, betalingsfrist og kontaktoplysninger på fakturaen. Det er ikke et krav, men det gør det nemmere for kunden og mere sikkert for dig, der skal modtage betalingen.